Importanza e Urgenza

La gestione del tempo è una delle abilità più importanti per far fronte agli innumerevoli compiti che affrontiamo ogni giorno al lavoro e, perché no, anche nella vita privata.
Quando gli impegni arrivano fin sopra la testa, è difficile capire a quali scadenze dare maggiore priorità.

Se tutto diventa urgente, allora niente lo è davvero.

Considera anche che voler fare tutto subito per far felici più persone possibili, per quanto sia un’intenzione lodevole, porta ad una riduzione della qualità del lavoro (portare a termine un incarico in tempi insufficienti e fare multitasking sono entrambe attività che fanno più male che bene, questo è ormai risaputo). Meglio consegnare un lavoro ben fatto che qualcosa di raffazzonato e che probabilmente dovrai rifare da capo, non credi?

Quindi cosa conviene fare quando i task si moltiplicano a vista d’occhio? Suddividerli per importanza e urgenza: è una tecnica utile ed efficace per capire facilmente quali attività necessitano davvero un tuo intervento tempestivo e quali possono invece essere riprogrammate.

La differenza tra "importanza" e "urgenza"

I due fattori che definiscono un’attività sono importanza e urgenza. Attenzione però, importante e urgente non significano la stessa cosa anche se spesso tendiamo a sovrapporre i due concetti!

Urgente significa che richiede attenzione immediata. Le cose urgenti significano “adesso!”.

Importante ha a che vedere con i risultati. Se qualcosa è importante, contribuisce alla nostra missione, ai nostri valori, agli obiettivi che sono in cima alle nostre priorità.

Noi reagiamo alle faccende urgenti. Le faccende importanti che non sono urgenti richiedono più iniziativa, proattività e programmazione.

Quando una persona è abituata a pensare e agire in termini reattivi, mette in moto una serie di meccanismi per i quali si troverà a svolgere il proprio lavoro pressato dall’urgenza, ossia con una scadenza temporale imminente, spesso disperdendo le proprie energie senza apportare un vero e proprio valore a quello che fa. Tampona le situazioni, non le risolve.

Viceversa la persona proattiva tende a giocare d’anticipo per cui, non avendo pressioni dovute alle scadenze, potrà dedicarsi ai compiti più importanti dedicando loro il tempo necessario.

“Programma quello che conosci per poter gestire l’imprevisto”.

Questo è un mantra che dovremmo fare nostro sia nel lavoro che non.

Cosa significa? Se ho organizzato le priorità per realizzare le cose importanti in modo da rispettare le scadenze e raggiungere i risultati (magari tenendo anche del margine di sicurezza), ecco che avrò il tempo per poter gestire una “gamba tesa”, un’emergenza, un’urgenza.

Se - viceversa - ogni giorno devo decidere cosa fare, non ho una programmazione e una visione a medio termine, ecco che mi troverò costantemente sotto pressione.

È normale che sopraggiungano delle urgenze di tanto in tanto: in questo caso è bene saperle riconoscere e gestire al meglio, in modo da non farsi trovare impreparati e arginare l’emergenza. Questo diventa possibile solo quando si ha pianificato in anticipo le cose importanti e gestito l'ordinarietà delle cose che non lo sono.

Esiste un sistema per fare tutto questo con metodo e ordine: la matrice del tempo.

Importante e Urgente = Fallo subito

Inserisci in questo spazio le attività che devono essere risolte quanto prima:

Crisi e Problemi pressanti - Emergenze che compromettono fortemente o bloccano il tuo lavoro o quello dei tuoi clienti;

Progetti a scadenza imminente e non rimandabile - Attività che devono essere per forza concluse e consegnate entro una determinata data.

Importante e Non urgente = Pianifica

Questo spazio è dedicato alle attività che ti permettono di mantenere alta la qualità del lavoro, di far crescere il tuo business e migliorare costantemente nel corso del tempo:

Pianificazione - Una programmazione ottimale dei task permette di lavorare con agio e arrivare al tuo obiettivo nei tempi stabiliti;

Attività al PC - Mail che richiedono attenzione, gestione delle pratiche burocratiche, amministrazione…sono tutte attività che ti incollano allo schermo per molto tempo, ma che sono essenziali per il tuo lavoro. Possono essere pianificate e diluite nel tempo, non sono urgenti;

Costruzione relazioni - Coltiva il rapporto con i tuoi clienti abituali, metti le basi per un rapporto di fiducia con quelli nuovi, vai in cerca di nuove collaborazioni;

Nuove opportunità - Fai attenzione alle novità del tuo settore, cerca sempre di essere un passo avanti alla concorrenza;

Momenti di rinnovamento e crescita - Formazione professionale, riunioni di confronto con i colleghi, brainstorming, team building. Ogni occasione è buona per imparare nuove cose e migliorare il tuo lavoro.

Non importante e Urgente = Delega

Non fare il supereroe. Se è una situazione gestibile da qualcun altro di altrettanto competente e libero, affidagli l'attività.

Sposta in questo quadrante tutto ciò che viene ritenuto urgente da altri, ma che può compromettere la qualità del tuo lavoro o che non ti permette di rispettare le scadenze.

Interruzioni - Non puoi sempre evitarle, ma puoi stabilire dei momenti in cui dedicarti totalmente al lavoro che stai facendo in un determinato momento. Quelle che non rientrano in questo spazio possono essere gestite da altri;

Alcune telefonate/e-mail - Se il cliente ti coglie in un momento particolarmente impegnato e sai che la sua richiesta può essere soddisfatta anche da altri colleghi, passa la palla!

Certe riunioni o meeting - Sì, stiamo parlando delle tipiche riunioni che possono essere riassunte in una mail, oppure di quelle situazioni dove il tuo contributo attivo non è necessario;

Ciò che può essere automatizzato - ci sono mail o attività per le quali esistono strumenti che ci evitano di perdere tempo e riducono gli errori: usali se ti è possibile.

Non importante e Non urgente = Evita

Questo quadrante è dedicato a tutto ciò che non è utile all’operatività, e che quindi deve sparire dalla tua giornata:

Situazioni banali - Devi proprio stare a discutere con i tuoi colleghi su qualsiasi cosa accada in ufficio? Quando l’argomento non ti tocca direttamente, rimani sulla tua strada;

Alcune telefonate/e-mail - Se non è una questione di vitale importanza, posticipa la tua risposta aspettando un momento più tranquillo;

Perdite di tempo - In ogni azienda capita almeno un cliente che non ne vuole sapere di comprare un prodotto/servizio, un progetto interno che è destinato a essere un buco nell’acqua, o altre eventualità che sono chiaramente perdite di tempo sul posto di lavoro. Quando ti rendi conto che stai combattendo contro dei mulini a vento, fermati e dedicati a qualcosa di più costruttivo;

Eccessi - Quando un task è praticamente concluso, evita di controllarlo, ricontrollarlo e modificarlo mille volte. Evita anche di guardare il telefono ogni volta che vibra e magari potresti anche togliere alcune notifiche dallo smartwatch...

Alcuni consigli utili per una gestione del tempo efficace

• Ragiona in funzione dei tuoi obiettivi professionali e degli scopi aziendali, oltre al tempo che hai a disposizione.
• Cerca di intraprendere delle azioni per focalizzare una maggiore quantità del tuo tempo nel quadrante II (Importante-Non urgente).
• Elenca tutto ciò che interrompe il tuo lavoro e trova una soluzione per gestirlo diversamente.
• Crea una To Do List per gestire il tuo tempo in maniera ottimale elencando le attività giornaliere e settimanali, prioritizzando le attività sulla base della loro importanza e urgenza (assegna un punteggio a ognuna di esse).
• Se fai fatica a individuare le attività più importanti e a concentrarti su di esse, fatti questa domanda: cosa farei se fossi obbligato/a a lavorare solo 4 ore al giorno?